ระบบสารสนเทศของ OA

ระบบสารสนเทศ OA

ระบบสารสนเทศสำนักงานOffice Information System (OIS)
สำนักงานที่มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินงานเกี่ยวกับงานสำนักงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่างๆ ในการบริหารให้ เป็นไปอย่างรวดเร็วทันเหตุการณ์และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดน้อย

ชนิดของระบบสารสนเทศสำนักงาน

แบ่งได้เป็น 4 ประเภท1.ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management Systems)
1.ระบบการจัดด้านเอกสาร(Document Management Systems :DMS)

2.ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling systems)

3.ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing system)

4.ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support systems)สนเทศสำนักงาน

ระบบการจัดการด้านเอกสาร

การประมวลคำ (Word Processing )
การประมวลคำ (Word Processing )ถือเป็นการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการรวบรวมจัดพิมเรียบเรียงเอกสารออกมาใช้ในการทำงาน ซึ่งสามารถทำได้สะดวกและรวจเร็วกว่าใช้เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา

ระบบการประมวลภาพ(Image Processing System)
ระบบการประมวลภาพ เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์

งานด้านเก็บข้อมูล(Archival Storage)
งานด้านการเก็บรักษา (Archival Storage) ปัจจุบันเอกสารต่าง ๆ ได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น จานแม่เหล็ก (Disk) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) เทปแม่เหล็ก

ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-Handling Systems)

ไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ (Electronic mail : E-mail) การส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น . โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น สายโทรศัพท์ และอาศัยที่อยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ เช่น itc02@mail.rid.go.th สมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ที่ให้บริการ ในปัจจุบันมีเว็บไซด์ที่ให้บริการฟรีเช่นhttp://www.ikool.comwww.yahoo.com/ http://www.hotmail.com/

กระดานข่าว(Web Board)
การฝากข่าวสารผ่านทางเครือข่ายถึงผู้รับ เป็นบริการอีกรูปแบบหนึ่งซี่งผู้สนใจสามารถเข้าไปอ่านและแสดงความคิดเห็นได้ กระดานข่าวสามารถใช้ได้ทั้งอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต

ไปรษณีย์เสียง(Voice mail)
ไปรษณีย์เสียง ( Voice mail ) เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้า
มา โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน

ข้อเสียไปรษณีย์เสียง(Voice mail)

1.พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมีจำกัด

2.ผู้รับบางคนไม่เปิดฟังข้อความที่อยู่ใน Voice Mail Box
3.ข้อความที่ฝากไว้อาจไม่ชัดเจนและไม่สามารถสอบถามได้
ข้อดีไปรษณีย์เสียง(Voice mail)

1.สามารถเปิดฟังจากที่ไหนก็ได้
2.สามารถบันทึก ทบทวน เดินหน้า ลบข้อความ หรือส่งต่อข้อความไปยังผู้อื่นได้

โทรสาร (Facsimile)

โทรสาร (Facsimile) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ รูปภาพ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง โดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์

ระบบประชุมทางไกล(Audio teleconferencing)

การประชุมด้วยเสียง (Audio teleconferencing)
เป็นการประชุมทางไกลหรือการติดต่อสื่อสารทางไกล โดยคู่สนทนาจะสามารถได้ยินแต่เพียงผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเท่านั้น
ข้อดีการประชุมด้วยเสียง(Audio Tele-Conferencing)

ค่าใช้จ่ายในการจัดเตรียมอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายในการใช้งานแต่ละครั้งต่ำ

ข้อเสียการประชุมด้วยเสียง
1.ไม่สามารถเห็นปฏิกิริยาโต้ตอบของผู้ตอบได้
2.เสียงที่ฟังอาจไม่ชัดทำให้เข้าใจผิดได้
3.ในการประชุมหากมีเอกสารหรือรูปภาพที่ต้องากรให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็น จะต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารวิธี

อื่นช่วย เช่น โทรสาร เป็นต้น

การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing)
การประชุมด้วยภาพ (Video teleconferencing) เป็นการประชุมทางไกล โดยผู้ร่วมประชุมสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกันได้ โดยผู้สนทนาจะได้ยินเสียงและภาพของคู่สนทนาในขณะที่มีการประชุม

ข้อเสียการประชุมด้วยภาพ
1.การลงทุนในอุปกรณ์ต่างๆ สูง เช่น กล้องวีดิทัศน์ ไมโครโฟน
2.จะต้องจัดขึ้นในห้องที่สร้างสำหรับการประชุมรูปแบบนี้โดยเฉพาะ จึงต้องมีอุปกรณ์ล่วงหน้า

การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computerconferencing)การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer conferencing) ถือว่าเป็นการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมจะมีการติดต่อสื่อสารกัน โดยผ่าน E–mail แล้วจะมาการเก็บข้อมูลข่าวสารการสนทนาไว้ในตู้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mailbox) ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถที่จะเข้าในตู้ไปรษณีย์

โทรทัศน์ภายใน(In house television
โทรทัศน์ภายใน (In house television) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ โดยสำนักงานจะมีการกระจายข่าวให้สมาชิก เพื่อเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซื้อสินค้า โดยผ่านโทรทัศน์ที่เป็นช่วงสถานีของสำนักนั้น

การทำงานทางไกล(Telecommuting)
การทำงานทางไกล (Telecommuting) เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ติดต่อระหว่างบ้านกับสำนักงาน โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานที่บ้านแล้วส่งงานดังกล่าวไปยังที่ทำงาน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของตนเองเข้ากับคอมพิวเตอร์ของสำนักงานเพื่อเข้าไปใช้โปรแกรม

ข้อดีการทำงานทางไกล
1.ประหยัดเวลาในการเดินทาง

2.ลดค่าใช้จ่าย

3.ลดเวลาการอยู่ในสำนักงาน

4.สามารถเปลี่ยนสถานที่ทำงานไปเรื่อยๆ
5.สร้างความสะดวสบายในการทำงานเพราะทำอยู่กับบ้าน

6.สามารถทำงานอื่นๆ ส่วนตัว ได้ในเวลาเดียวกันช่วยลดปัญหาการจราจรติดขัด และ

ข้อเสียการทำงานทางไกล
1.ขาดมนุษย์สัมพันธ์ในการทำงาน
2.ขาดเวลาเป็นส่วนตัวการเปิดโอกาสให้ข้อมูลถูกจารกรรมจากบุคคลภายนอก

ระบบสนับสนุนสำนักงาน(Office Support systems: OSS)
ระบบสนับสนุนสำนักงาน เป็นระบบที่พัฒนา เพื่อช่วยประสานงานทำให้พนักงานใช้เทคโนโลยีที่มีในสำนักงานให้เกิดประดยชน์ร่วมกัน หรือเกิดกิจกรรมกลุ่มรวมกันอย่างมีประสิทธิภาพประกอบด้วยรูปแบบต่างๆ ดังนี้

คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการออกแบบเพื่อทำงานในสำนักงานทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถออกแบบการจัดวางผังหรือทำเลในสำนักงานภาพเหมือน แม้กระทั่งการเรียกเก็บข้อมูลเพื่อการออกแบบ

การนำเสนอ ในที่นี้ เทคนิคที่ช่วยในการนำเสนองานในสำนักงาน ด้วยในการใช้ภาพประกอบได้อย่างเหมือนจริง

กระดาษข่าวสาร เป็นระบบเผยแพร่ข่าวสารภายในสำนักงานผ่านระบบเครือข่ายทางอิเล็กทรอนิกส์

โปรแกรมกลุ่มเครือข่ายกลุ่ม ประกอบด้วยคำสั่งที่ออกแบบมาเพื่อสนันสนุนการทำงานมาประยุกต์รวมกันมารวมกันทำให้กิจกรรมของพนักงานได้รับการสนับสนุนการทำงานให้สดวกยิ่งขึ้น

ระบบการจัดระเบียบงาน เป็นระบบที่ที่ประกอบด้วยชุดคำสั่งและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานจัดการงานได้อเนกประสงค์ตั้งแต่ปฏิทิน เครื่องคิดเลข ตารางเวลา นาฬิกา กระดาษบันทึก แฟ้มนามบัตรหรือแม้กระทั่งรายงานต่าง ๆ

ข้อมูลอ้างอิง
http://images.google.co.th/imgres?
http://images.google.co.th/
www.janburi.buu.ac.th/~winai/files/OA/week_2/Lecture1Introduction%20to%20OA.ppt

องค์ประกอบของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

รูปตัวอย่าง สำนักงานอัตโนมัติ

องค์ประกอบของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
OA ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของ OA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน แต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA เป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆ ก็ตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน ดังนั้นสำนักงานใดที่มุ่งเครื่องมืออุปกรณ์เพียงแต่เครื่องคิดเลขไฟฟ้าเท่านั้น ก็อาจเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ นอกจากนั้นผู้เกี่ยวกับวงการสำนักงาน ยังมองว่าความสัมพันธ์ของคนที่ทำงานอยู่ในสำนักงานร่วมกับวัตถุต่างๆ ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องจดบันทึกคำบอก เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ดีดและอุปกรณ์ต่างๆ ในลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างคนกับเครื่องจักร (Man-Machine Relation) และพยายามจัดสร้างที่ทำงานให้เหมาะสมกับการรองรับ

อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ทันสมัยอื่นๆ เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติ

รูปตัวอย่าง อุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ เนื่องจากระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยญชาญเฉพาะด้านเป็นผู้จัดระบบดั้งนั้นก็จะสร้างระบบสำนักงาอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้
1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาหาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน
2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท บริษัทที่ต้องการสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะควรมีพนักงานที่เชี่ยวชาญด้านการจัดข้อมูล เข้ามาร่ามด้วยเพราะมีความคุ้นเคยกับระบบจัดการข้อมูลปัจจุบัน
3. ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้ก็จะต้องอาศัยที่ปรึกษาภายนอกบริษัท
4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือกันระหว่างบุคคลภายนอก และภายในบริษัทเพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัทฬนขณะที่ที่ปรึกษา มีความรู้อย่างดีในการจัดระบบสามารถพิจารณาทุกแง่ทุกมุมของปัญหาได้โดยปราศจากอคติ